En este post hablaremos sobre los procesos más importantes para las empresas, quédate y conócelos haciéndote las siguientes preguntas:
- La composición de los procesos de negocio de la empresa.
- ¿Cuáles son los resultados de toda la empresa en su conjunto y cada proceso de negocios en particular se planea recibir?
- Qué secuencia de acciones debe realizarse para obtener el resultado deseado en la salida del proceso.
- Quién es el propietario del proceso (responsable de lograr el resultado y tener la autoridad para administrar los recursos del proceso);
- Quién es el contratista de cada acción dentro del proceso;
- Qué información y objetos materiales son entradas y salidas de un proceso de negocio.
Dicha descripción de las actividades de la empresa se puede hacer de forma independiente o atraer consultores externos. Es muy importante que el modelo desarrollado sea comprensible para los gerentes y que lo comprendan y lo acepten. Todos los desacuerdos deben resolverse antes de elegir un sistema de información. Dado que dicha descripción a su vez se realiza utilizando sistemas de modelado de negocios, se debe prestar especial atención a la elección de dicho sistema. Para resolver este problema, puede usar sistemas occidentales (Aris, AllFusion Process Modeler), pero hoy en día existen sistemas domésticos más asequibles (Business Studio).
Para responder a esta pregunta, debe comprender qué es exactamente lo que no se adapta a la organización en el trabajo actual. Dichos parámetros pueden incluir: tiempo de ejecución del proceso, costo de ejecución del proceso, calidad (cantidad de errores y fallas). Por ejemplo, el proceso de planificación de la producción en una gran empresa puede llevarse a cabo manualmente, sin el uso de la automatización. De hecho, hasta ahora, varias empresas todavía tienen métodos aproximados para planificar la demanda de materiales y capacidades de producción. Pero, al mismo tiempo, la precisión de los cálculos no es alta (lo que lleva a una acumulación excesiva de materiales, una utilización insuficiente de la capacidad y, en última instancia, a costos excesivamente altos para la implementación del proceso de producción).
Cabe señalar que para las grandes empresas también hay una serie de procesos «generalmente reconocidos» que necesitan ser automatizados y con los cuales, por regla general, no surgen preguntas. Estos son los mismos procesos asociados con la contabilidad, el movimiento del inventario de valores.
Estos procesos están automatizados «por defecto», ya que el aumento en su eficiencia debido a la automatización se ha probado repetidamente. En cuanto al resto de los procesos, se realiza un análisis de acuerdo con los criterios seleccionados y se resaltan los procesos con calificaciones insatisfactorias que se pueden cambiar utilizando herramientas de automatización, como lo es la Automatización de bodegas.
Por otro lado, se estima esa parte de la inversión en la implementación del sistema de información que se gastará en la automatización de estos procesos. Si la relación de efecto y costo no se adapta al propietario del proceso y al director financiero, entonces el proceso puede eliminarse de los candidatos para la automatización. Pero esto solo se puede hacer si la información generada en este proceso se puede prescindir fácilmente cuando se trabaja con todo el sistema de información corporativo.
Los procesos comerciales seleccionados deben describirse en detalle, centrándose en la información (documentos utilizados, informes) que es necesaria para llevar a cabo cualquier acción del proceso o es el resultado de su implementación. Además, si la ejecución de una acción se basa en una técnica compleja, también es recomendable formalizar esta información. Por ejemplo, si una empresa utiliza su propia metodología especial de costos, es necesario formalizarla y tener en cuenta la posibilidad de su implementación en el sistema de información seleccionado.